Este tipo de documento é confeccionado na própria secretaria por uma funcionária responsável. Após a confecção do documento, este passa por um triagem antes de ser encaminhado à coordenação pela responsável pela triagem e será entregue, pessoalmente, à secretária da coordenação.
Já na coordenação, o documento é revisado antes de encaminhá-lo ao coordenador do curso, que recebe a carta, confere os dados e o assina. Após a assinatura, a carta volta para uma nova triagem na coordenação para que o documento seja encaminhado para a secretaria. Esse documento vai para o arquivo de protocolo onde poderá ser retirado por você.