Este tipo de documento é confeccionado na própria secretaria por uma funcionária responsável que, após a confecção do documento, dará baixa no sistema de protocolo, finalizando o mesmo. Este documento segue para a inspeção e depois será assinado pela secretária geral.
Depois de assinado, esse documento será encaminhado para o arquivo de protocolo de onde poderá ser retirado pelo ex-aluno, no prazo estipulado de 3 a 5 dias úteis. Ao retirar a declaração, o aluno deverá assinar um ante de recebimento.